19.04.2012
Концепции и технологии ЛокОФФИС
Концепции и технологии ЛокОФФИСНа многочисленных выставках, в которых мы принимали участие нас зачастую спрашивают "А чем ваша система отличается от других бухгалтерских программ?".
Нам, как одному из самых старых разработчиков, участвовавшему во множестве выставок, особенно заметны изменения, произошедшие в среднем уровне образования населения, – в области информатики вообще и в автоматизации управленческого учета в частности.
На нашей первой выставке (Softool-91) народ вообще не понимал, что такое "сетевая программа", с большим трудом воспринимал образ "Базы Данных" и радовался, когда на принтере появлялся счет с автоматически подставленными реквизитами клиента. Посетитель был робким, стеснялся отвлечь на себя внимание экспонентов, собирал, если ему давали, черно-белые рекламные материалы и тихо покидал выставку, мечтая о том времени, когда и он будет работать с Компьютером.
Через десять лет беседы у стендов напоминали встречу старых друзей, которые собрались обсудить возможности on-line'овой связи удаленных территорий через интернет, покритиковать Microsoft, разложить по полочкам всевозможные контуры управления и пр., и пр.
Еще через десять лет массовый интерес к этим темам иссяк. Все предприятия обзавелись какой-нибудь программой учета, в основном бухгалтерской. На рынке определился безусловный «лидер» и общественный аппетит был удовлетворен.
Наш же любимый клиент – человек, который уже проработал некоторое время на той или иной программе и начинает представлять, чего ему, собственно, не хватает для хорошей жизни. Вопросы он задает конкретные, требует продемонстрировать нужные ему возможности на настоящих данных, интересуется подробностями, касающимися надежности, быстродействия, реального количества одновременно работающих пользователей. Он знает названия десятка программных продуктов и фирм-разработчиков и понимает при этом, что есть в каждом продукте свои особенности, в определенной степени определяющие ту область деятельности, в которой предпочтительнее использование именно данного продукта. Он ищет ответы на свои вопросы и пришел на выставку работать.
Не обязательно беседа начинается с вопросов об отличительных особенностях системы ЛокОФФИС вообще, иногда посетитель может с ходу поинтересоваться и такими вещами, как возможности открытия двумя менеджерами одного и того же документа одновременно или, наоборот, закрытия документа от корректировки непосредственно в момент печати, но в конечном итоге обсуждаемые темы могут быть объединены в несколько групп:
- простота установки и обслуживание системы,
- функциональные возможности системы,
- защита информации и разграничение доступа,
- применяемые средства защиты от копирования,
- работа с филиалами и удаленными офисами,
- учет пожеланий и доработки под клиентов,
- прочее.
Анализ особенностей и качеств ИС ЛокОФФИС, максимально возможно отражающий вопросы и мнения, которые высказывались во время многочисленных бесед, будет представлен ниже, после некоторых предварительных, но существенных замечаний.
Принципиальные замечания по системе.
… машина, становясь совершеннее, делает свое дело все скромнее и незаметнее …
… совершенство достигается не тогда, когда уже нечего прибавить, но когда уже ничего нельзя отнять …
… по изобретению, доведенному до совершенства, не видно,как оно создавалось …
Антуан де Сент-Экзюпери, "Планета людей"
… совершенство достигается не тогда, когда уже нечего прибавить, но когда уже ничего нельзя отнять …
… по изобретению, доведенному до совершенства, не видно,как оно создавалось …
Антуан де Сент-Экзюпери, "Планета людей"
Ни в коем случае нельзя рассматривать каждую из перечисленных выше групп отдельно от других, поскольку, во-первых, любая подобная классификация является достаточно условной и нужна, скорее, самому автору для облегчения изложения его соображений, а во-вторых, при реализации любого сложного проекта как единой системы решение каждой отдельной задачи непременно потребует внимания разработчиков к смежным задачам. Все вопросы являются взаимозависимыми – надежность вполне может возрастать в системах с ограниченными функциональными возможностями, работа сотрудника с удаленными территориями может открывать ему доступ к информации, которую руководству, возможно, хотелось бы от данного сотрудника закрыть, и т.д.
В свое время, разрабатывая на заре существования фирмы систему комплексной автоматизации строительного треста и закладывая концептуальные и системные основы, на которых должны были далее "строиться" все создаваемые программные модули, мы пришли к выводу об исключительной важности такого базиса. При этом необходимо было принять решение, которое бы на долгие годы обеспечило нам возможность развития системы без необходимости начинать с нуля любую разработку или переход на любую другую платформу.
Поскольку таких основополагающих принципов не так уж и много, приведем их здесь с небольшими комментариями.
Работа "от документа".
Именно в этом заключается одно из главных отличий ИС ЛокОФФИС от большинства других бухгалтерских программ. Сам термин нами понимается таким образом, что в базе данных ВСЯ вводимая информация должна храниться только в привязке к первичным документам (кроме, разумеется, каталогов), а все справки, отчеты, контрольные параметры, текущие подсказки о сальдо, остатках, потребностях и пр. рассчитываются на основании этих данных. Существенным преимуществом подобного подхода является дополнительная возможность обеспечить максимальную достоверность вводимой информации. Если при начальном заполнении, например, личной карточки на нового сотрудника фирмы программа в состоянии отследить такую ошибку, как несоответствие дат рождения и приема на работу (допустим, оператор ненароком укажет, что человек родился позже начала трудовой деятельности), то гораздо сложнее, а иногда и невозможно выявить ошибки, связанные с неверным вводом числовых или символьных сведений, особенно если они вводятся впервые. Лучший способ уменьшить количество ошибок на входе – поставить пользователя в такое положение, чтобы он сам же и проверял себя. Можно, конечно, после ввода порции данных постоянно спрашивать оператора, проверил ли он вводимые данные, уверен ли в их корректности и подтверждает ли окончательно запись информационного блока в базу данных. Не говоря о том, что это будет раздражать любого нормального человека (даже при наличии у него желания контролировать ввод), такая формальная процедура приведет с неизбежностью к столь же формальной проверке. Более правильно, на наш взгляд, руководству фирмы организовать работу с системой так, чтобы документ формировал именно тот сотрудник, который его (документ) и подписывает, - в этом случае ответственность за подготовленный счет, накладную, платежное поручение заставит его еще раз просмотреть уже отпечатанную форму, тем более, если это происходит в процессе телефонного или визуального общения с контрагентом.
Именно в этом заключается одно из главных отличий ИС ЛокОФФИС от большинства других бухгалтерских программ. Сам термин нами понимается таким образом, что в базе данных ВСЯ вводимая информация должна храниться только в привязке к первичным документам (кроме, разумеется, каталогов), а все справки, отчеты, контрольные параметры, текущие подсказки о сальдо, остатках, потребностях и пр. рассчитываются на основании этих данных. Существенным преимуществом подобного подхода является дополнительная возможность обеспечить максимальную достоверность вводимой информации. Если при начальном заполнении, например, личной карточки на нового сотрудника фирмы программа в состоянии отследить такую ошибку, как несоответствие дат рождения и приема на работу (допустим, оператор ненароком укажет, что человек родился позже начала трудовой деятельности), то гораздо сложнее, а иногда и невозможно выявить ошибки, связанные с неверным вводом числовых или символьных сведений, особенно если они вводятся впервые. Лучший способ уменьшить количество ошибок на входе – поставить пользователя в такое положение, чтобы он сам же и проверял себя. Можно, конечно, после ввода порции данных постоянно спрашивать оператора, проверил ли он вводимые данные, уверен ли в их корректности и подтверждает ли окончательно запись информационного блока в базу данных. Не говоря о том, что это будет раздражать любого нормального человека (даже при наличии у него желания контролировать ввод), такая формальная процедура приведет с неизбежностью к столь же формальной проверке. Более правильно, на наш взгляд, руководству фирмы организовать работу с системой так, чтобы документ формировал именно тот сотрудник, который его (документ) и подписывает, - в этом случае ответственность за подготовленный счет, накладную, платежное поручение заставит его еще раз просмотреть уже отпечатанную форму, тем более, если это происходит в процессе телефонного или визуального общения с контрагентом.
Отсутствие повторного ввода одних и тех же данных.
Информация должна храниться в единой базе данных и не должна дублироваться. Если, например, количество отпущенного товара будет храниться в записи о накладной и еще в записи о карточке складского учета по данному товару, то рано или поздно в этих записях произойдет информационное расхождение, зачастую с трудом выявляемое и сложно устранимое. Поэтому ответ на простой вопрос о текущем наличии товара на складе потребует от разработчиков предварительного принятия решения о том, откуда брать (считать) сведения об остатках – из КСУ или из документов (накладных), а также о том, какая запись "главнее" или "правильнее", чтобы плясать от нее во время синхронизации данных. Сам собой напрашивается вывод о первичности документа, в данном случае – накладной. Старательное соблюдение условия единственности места хранения информации наряду с использованием принципа работы "от документа" позволяет пользователю получать на его запросы в любой момент времени актуальные и истинные ответы без предварительного запуска процедур типа "закрытие дня", "промежуточные расчеты" и тому подобное. Естественно, что при интенсивном обращении к первичным документам должны быть обеспечены необходимые производительность и отказоустойчивость системы.
Информация должна храниться в единой базе данных и не должна дублироваться. Если, например, количество отпущенного товара будет храниться в записи о накладной и еще в записи о карточке складского учета по данному товару, то рано или поздно в этих записях произойдет информационное расхождение, зачастую с трудом выявляемое и сложно устранимое. Поэтому ответ на простой вопрос о текущем наличии товара на складе потребует от разработчиков предварительного принятия решения о том, откуда брать (считать) сведения об остатках – из КСУ или из документов (накладных), а также о том, какая запись "главнее" или "правильнее", чтобы плясать от нее во время синхронизации данных. Сам собой напрашивается вывод о первичности документа, в данном случае – накладной. Старательное соблюдение условия единственности места хранения информации наряду с использованием принципа работы "от документа" позволяет пользователю получать на его запросы в любой момент времени актуальные и истинные ответы без предварительного запуска процедур типа "закрытие дня", "промежуточные расчеты" и тому подобное. Естественно, что при интенсивном обращении к первичным документам должны быть обеспечены необходимые производительность и отказоустойчивость системы.
Высокое быстродействие и надежность.
Что касается быстродействия, то самым простым способом решения данной задачи поначалу представляется путь, основанный на постоянном обновлении оборудования, тем более, что и с каждой новой версией продуктов фирмы Microsoft возникает такое же желание. И если всякий раз новая техника будет некоторое время радовать своими скоростными характеристиками, то по мере заполнения базы данных начнут сказываться совсем другие факторы, и пользователь начнет ощущать нарастающий дискомфорт ожидания отклика системы, что, возможно, заставит его задуматься о глубинных качествах используемой программы.
Что касается быстродействия, то самым простым способом решения данной задачи поначалу представляется путь, основанный на постоянном обновлении оборудования, тем более, что и с каждой новой версией продуктов фирмы Microsoft возникает такое же желание. И если всякий раз новая техника будет некоторое время радовать своими скоростными характеристиками, то по мере заполнения базы данных начнут сказываться совсем другие факторы, и пользователь начнет ощущать нарастающий дискомфорт ожидания отклика системы, что, возможно, заставит его задуматься о глубинных качествах используемой программы.
В свою очередь, надежная работа любой комплексной информационной системы для пользователя определяется тем, что он не испытывает стрессов от появления неожиданных ситуаций именно в тот момент, когда он готов и хочет работать. Если же база данных регулярно разрушается, если при компьютерном сбое на локальной станции в момент изменения информации или при нештатном завершении работы потребуется вмешательство администратора для запуска утилит восстановления, трудовой порыв может смениться оправданным скепсисом по отношению к конкретным разработчикам в частности и ко всем программистам вообще.
В идеале администратор БД вообще не нужен, а функции резервного копирования может исполнять автомат или любой назначенный сотрудник, круг обязанностей которого гораздо шире. К сожалению, надежная работа системы расхолаживает пользователей, и, пока не был нами реализован автомат сетевого резервирования, администраторы делали копии БД в те редкие моменты, когда у них до этого доходили руки. У нашего самого первого клиента, который приобрел однопользовательскую версию ЛокОФФИС осенью 1992 года, такое халатное отношение к информации привело к тому, что база данных не сохранялась в течение 7 месяцев, пока слабенький с нынешней точки зрения компьютер не вышел из строя – у него сгорел «винчестер». Возможно, сейчас службы компьютерной скорой помощи и помогли бы.
К счастью, стихийные бедствия случаются достаточно редко, поэтому внимания прежде всего заслуживают вопросы, относящиеся - в нашем случае – к принципам, которые бы обеспечивали ежедневно надежную и быструю работу системы.
Основополагающими здесь являются:
- используемые инструментальные средства,
- применяемая СУБД,
- наличие системных функций и библиотек,
- особое внимание программистов к этим вопросам.
ИС ЛокОФФИС реализована на профессиональном языке программирования "Си", для хранения и доступа к данным используется самая быстрая СУБД RDM (Raima Database Manager) фирмы Raima Corp. USA. Именно использованием этих средств объясняется высочайшая производительность системы при исключительной устойчивости к отказам. Более того, благодаря им ЛокОФФИС полностью готов для перевода на все UNIX-платформы, включая сообщество LINUX.
Переход с DOS на WINDOWS-платформу потребовал "всего лишь" доработок в системных функциях и библиотеках, а далее все модули были дополнены лишь вызовами альтернативных функций, относящихся к пользовательскому интерфейсу.
Нам удалось при этом убить трех зайцев: во-первых, каждая программа– это один общий комплект исходных текстов, из которого компилируются как ДОС-овские модули, так и модули, работающие в среде WINDOWS; во-вторых, все функции "общения" с базой и все расчетные, логические и прочие алгоритмы являются едиными, поэтому любые дополнения и изменения сразу же появляются в обеих версиях системы; в-третьих, и ДОС-, и WINDOWS-варианты работают с общей базой данных, т.е., наш клиент имеет возможность каждому пользователю установить любую из версий, что позволяет с успехом применять систему как на технике с ограниченными ресурсами (обращаясь отсюда к ДОС-овскому модулю), так и на самых современных компьютерах.
Кроме того, для наших давнишних клиентов, освоивших и привыкших работать с "горячими" клавишами, мы сохранили в WINDOWS-версии весь клавиатурный интерфейс, и это свойство вполне можно считать четвертым убитым зайцем, так как при переходе на работу в графической среде людям консервативным, склонным к работе в малоизменяющейся среде, не пришлось лихорадочно привыкать к новому для них интерфейсу и изучать работу с "мышью", кнопками и т.п., тем более, что была сохранена полностью структура и расположение на экране всех пунктов меню каждого модуля.
Поскольку поставка обновляемых дистрибутивов клиентам в течение последних полутора лет осуществляется двумя комплектами (для работы под DOS и WINDOWS), полностью были сняты организационные проблемы по одномоментному техническому переоснащению и переобучению персонала. По нашим оценкам сейчас около 50 % наших клиентов работают только с WINDOWS-версией (в основном, естественно, это новые клиенты), около 40 % - как с DOS-, так и WINDOWS – вариантами, остальные остаются верными старому и привычному DOS’у.
Что касается специального внимания программистов к обеспечению максимального быстродействия и надежности, то это реализуется дополнительными средствами – административными со стороны руководства нашей фирмы и с помощью автоматизированной системы учета пожеланий наших клиентов. Прежде всего, особое внимание уделяется структуре самой базы данных – ее приходится буквально по байту оптимизировать как с точки зрения наивысшей возможной степени компактности, так и в части максимальной скорости доступа к информации. Жалобы избалованного пользователя, что, дескать, справка о доходности за весь прошлый год по всей фирме строилась полчаса, не сразу привлекают наше внимание, но если при выписке документа с использованием динамических окон контроля за резервированием по заказам и лимитом кредита покупателя перемещение по товарным строкам происходит с секундной паузой, это настораживает и заставляет искать причину и устранять ее.
Гибкость и настраиваемость.
Наша система прежде всего ориентирована на использование ее в коммерческих структурах, ведущих оптовую и розничную торговлю с разветвленной сетью филиалов и, возможно, имеющих в своем составе производственные структуры. Это в некотором смысле определяет специфику решаемых задач, однако, неминуемо каждый клиент в той или иной степени является уникальным или считает себя таковым, поэтому необходимо его обеспечить возможностью простой и самостоятельной настройки под себя. ЛокОФФИС является существенно настраиваемой системой – все параметры, которые могут варьироваться либо в соответствии с потребностями клиента, либо в связи с изменениями законодательных актов, вынесены в специальные пункты меню, закрытые, если это необходимо, от рядовых пользователей специальными прерогативами доступа. Так как, кроме этого, все выходные печатные формы (накладные, счета, договора, платежные поручения, кассовые ордера, прайс-листы, …) могут быть настроены в произвольном виде, а для подготовки нужных отчетов по товародвижению имеется развитая система запросов, и использование всех этих возможностей не требует изучения хоть чего-то, напоминающего язык программирования, то любой нормальный человек в состоянии наладить систему под себя, не прибегая к вызову специалистов, во-первых, и производя нужные настройки по мере необходимости, во-вторых.
Наша система прежде всего ориентирована на использование ее в коммерческих структурах, ведущих оптовую и розничную торговлю с разветвленной сетью филиалов и, возможно, имеющих в своем составе производственные структуры. Это в некотором смысле определяет специфику решаемых задач, однако, неминуемо каждый клиент в той или иной степени является уникальным или считает себя таковым, поэтому необходимо его обеспечить возможностью простой и самостоятельной настройки под себя. ЛокОФФИС является существенно настраиваемой системой – все параметры, которые могут варьироваться либо в соответствии с потребностями клиента, либо в связи с изменениями законодательных актов, вынесены в специальные пункты меню, закрытые, если это необходимо, от рядовых пользователей специальными прерогативами доступа. Так как, кроме этого, все выходные печатные формы (накладные, счета, договора, платежные поручения, кассовые ордера, прайс-листы, …) могут быть настроены в произвольном виде, а для подготовки нужных отчетов по товародвижению имеется развитая система запросов, и использование всех этих возможностей не требует изучения хоть чего-то, напоминающего язык программирования, то любой нормальный человек в состоянии наладить систему под себя, не прибегая к вызову специалистов, во-первых, и производя нужные настройки по мере необходимости, во-вторых.
Расширение функциональных возможностей.
Поскольку наш законодатель не дремлет и постоянно совершенствует правовую систему, а наш клиент при этом умудряется развиваться и сам изобретает способы улучшения качества своей работы, мы все это обязаны принимать и отрабатывать, учитывая собственные наработки, постоянно возрастающие опыт и знания и перспективность функций, реализуемых в системе. За время своего существования на рынке (с 1992 года) ЛокОФФИС превратился из 13-модульной системы в комплекс, состоящий из 9-ти подсистем, 2-х специализированных программ связи с удаленными территориями и 13-ти дополнительных модулей. И только благодаря исходным принципиальным постулатам, изначально заложенным в основу всех наших (включая ЛокОФФИС) разработок, удалось обеспечить версионную преемственность. Один из наших первых клиентов – Crocus Inetnational – работает с системой 8 лет, сохранив информацию за многие предыдущие годы и работая с ней на самой последней версии. Все, что было сказано выше, - работа от "документа", единственность хранения данных, приобретенные и наработанные инструментальные средства – все это в значительной мере способствовало интенсивному развитию системы.
Поскольку наш законодатель не дремлет и постоянно совершенствует правовую систему, а наш клиент при этом умудряется развиваться и сам изобретает способы улучшения качества своей работы, мы все это обязаны принимать и отрабатывать, учитывая собственные наработки, постоянно возрастающие опыт и знания и перспективность функций, реализуемых в системе. За время своего существования на рынке (с 1992 года) ЛокОФФИС превратился из 13-модульной системы в комплекс, состоящий из 9-ти подсистем, 2-х специализированных программ связи с удаленными территориями и 13-ти дополнительных модулей. И только благодаря исходным принципиальным постулатам, изначально заложенным в основу всех наших (включая ЛокОФФИС) разработок, удалось обеспечить версионную преемственность. Один из наших первых клиентов – Crocus Inetnational – работает с системой 8 лет, сохранив информацию за многие предыдущие годы и работая с ней на самой последней версии. Все, что было сказано выше, - работа от "документа", единственность хранения данных, приобретенные и наработанные инструментальные средства – все это в значительной мере способствовало интенсивному развитию системы.
Простота установки и обслуживание системы
Вопросы, связанные с обслуживанием системы, сложностью ее установки, степенью подробности документации, наличием контекстных подсказок, прежде всего задаются иногородними собеседниками. Это понятно, поскольку разработчики находятся далеко, функций и настроек много, возможны проблемы с сетевым окружением.
Для инсталляции ИС ЛокОФФИС используется автомат, сетевые настройки являются стандартными, поэтому никаких сложностей с запуском программ у наших иногородних клиентов не было. Да, есть необходимость установить драйверы проверки ключей защиты от копирования, но это делается элементарно в соответствии с кратенькой инструкцией, описанной в read_me-файле. Ни к одному иногороднему клиенту с целью запуска системы мы не выезжали, хотя география фирм-пользователей охватывает всю Россию. В случае приобретения клиентом у нас не только программного продукта, но и техники, что чаще всего происходит при комплексном заказе, охватывающем не только опт, но и розничную торговлю, сложилась практика полной установки и отладки всей системы (вместе с оборудованием) в Москве. После доставки всего оборудования на место остается лишь подключить все кабели, и можно сразу же приступать к работе.
Иногородние пользователи обладают одной приятной особенностью – они, в отличие от жителей обеих столиц, тщательно изучают всю документацию. Если у них возникают вопросы, то четкие и конкретные. Для них нормальным является вдумчивое изучение "матчасти", т.е., они рассчитывают на свои силы и готовы досконально и самостоятельно освоить все функциональные возможности. Возможно, что сказываются и более ограниченные финансовые ресурсы.
Именно для этого круга клиентов нами предлагаются недорогие сетевые версии "ЛокОФФИС Лимитед" и "ЛокОФФИС Стандарт" в "коробочном" варианте, рассчитанные, соответственно, на 5 или на 10 одновременно работающих пользователей в сетях Novell или NT. "Коробка" включает в себя полный комплект документации, компакт-диск с инструкцией по установке, ключ защиты от копирования и не предусматривает оплату такими клиентами годового сопровождения с соответствующими консультациями и поставкой новых версий. Если покупателю понадобятся со временем дополнительные функции и модули, он вправе перейти на прямое общение с разработчиками, оплатив разницу коробочного варианта и VIP-прайса..
Программное обеспечение "ЛокОФФИС Лимитед" содержит три основные подсистемы – ТОВАР, БУХГАЛТЕРИЯ и ПЕРСОНАЛ (всего 25 модулей), а "ЛокОФФИС Стандарт" дополнительно включает в себя и подсистему ПРЕРОГАТИВЫ ДОСТУПА, с помощью которой администратор будет уже иметь возможность разграничить доступ персонала к различным функциям системы в соответствии с уровнем компетенции каждого сотрудника. "ЛокОФФИС Стандарт" поставляется как в виде "коробки", так и вместе с сервером, на котором устанавливается необходимая сетевая математика (Novell) и сам "ЛокОФФИС Стандарт". Все программное обеспечение является лицензионным, на сервер предусматривается 3-летняя гарантия.
Оба "коробочных" варианта являются для фирмы дешевым решением проблем учета на предприятии, но без эксклюзивной поддержки и обслуживания. Прямые контакты с нами поддерживают в основном крупные клиенты, постоянно расширяющие как состав, так и количество лицензий на отдельные подсистемы, и обращающиеся к нам с серьезными (изредка - экзотическими) пожеланиями. Большинству же небольших и средних фирм это не требуется, им необходимо решить насущные задачи при небольших финансовых затратах. Они готовы пойти на затраты умственной энергии, связанные с самостоятельным освоением пакета, но справедливо считают важнейшим условием надежную работу системы.
Функциональные возможности системы
Наращивание возможностей системы для клиента не сопровождается какими бы то ни было процедурами, связанными с полной переустановкой на сервере или "привязками" к рабочим станциям, или перекачкой данных из одной базы в другую. Поскольку все модули одной версии работают с единой, общей для всех них, структурой БД, то функциональное расширение означает покупку дополнительных подсистем или модулей. Система устанавливается на любых локальных сетях, использующих стандартные протоколы, тип используемого протокола задается в момент сборки дистрибутива под конкретного клиента. В базе данных нашей системы сборки, которая, естественно, реализована на тех же инструментальных средствах и на той же СУБД, что и ЛокОФФИС, хранятся все сведения о поставляемых клиенту комплектах, поэтому любые обновления версий производятся автоматически, несмотря на большое различие поставок в части использования сетевого протокола, количества лицензий, вида защиты, набора подсистем и модулей и т.п.
Наращивание возможностей системы для клиента не сопровождается какими бы то ни было процедурами, связанными с полной переустановкой на сервере или "привязками" к рабочим станциям, или перекачкой данных из одной базы в другую. Поскольку все модули одной версии работают с единой, общей для всех них, структурой БД, то функциональное расширение означает покупку дополнительных подсистем или модулей. Система устанавливается на любых локальных сетях, использующих стандартные протоколы, тип используемого протокола задается в момент сборки дистрибутива под конкретного клиента. В базе данных нашей системы сборки, которая, естественно, реализована на тех же инструментальных средствах и на той же СУБД, что и ЛокОФФИС, хранятся все сведения о поставляемых клиенту комплектах, поэтому любые обновления версий производятся автоматически, несмотря на большое различие поставок в части использования сетевого протокола, количества лицензий, вида защиты, набора подсистем и модулей и т.п.
Ниже будет дана общая характеристика основных подсистем и дополнительных модулей, за исключением ПРЕРОГАТИВ ДОСТУПА и УДАЛЕННОГО ФИЛИАЛА, поскольку под эти темы выделены собственные разделы.
Подсистема ТОВАР
Все первичные документы формируются в системе ЛокОФФИС с помощью 13-ти модулей, относящихся к данной подсистеме. Отличительной ее особенностью является самодостаточность - в том смысле, что использование лишь ТОВАР'а без приобретения других подсистем и модулей позволяет организовать на предприятии полный учет торговой деятельности. ТОВАР является ядром системы, все остальные 40 модулей работают, используя информацию, введенную здесь. Учитывая огромное количество отчетов и справок, возможность произвольной настройки выходных печатных форм, режим формирования запросов, можно с уверенностью утверждать, что по части ведения реального учета (для "хозяина") подсистема является уникальной. Среди наших клиентов имеется большое количество фирм, использующих ТОВАР для работы с фактическими данными и решающих другие задачи (прежде всего, связанные с бухгалтерской отчетностью) с помощью других программ.
Все первичные документы формируются в системе ЛокОФФИС с помощью 13-ти модулей, относящихся к данной подсистеме. Отличительной ее особенностью является самодостаточность - в том смысле, что использование лишь ТОВАР'а без приобретения других подсистем и модулей позволяет организовать на предприятии полный учет торговой деятельности. ТОВАР является ядром системы, все остальные 40 модулей работают, используя информацию, введенную здесь. Учитывая огромное количество отчетов и справок, возможность произвольной настройки выходных печатных форм, режим формирования запросов, можно с уверенностью утверждать, что по части ведения реального учета (для "хозяина") подсистема является уникальной. Среди наших клиентов имеется большое количество фирм, использующих ТОВАР для работы с фактическими данными и решающих другие задачи (прежде всего, связанные с бухгалтерской отчетностью) с помощью других программ.
Не зря выпущенный нами в 1999 году компакт-диск "Гусарик", позволяющий работать с подсистемой ТОВАР на автономном компьютере без каких-либо ограничений и защит и распространяемый нами во время выставок, пользуется большой популярностью. Он, во-первых, позволяет подробно познакомиться с возможностями системы, во-вторых, на небольших фирмах вести реальный учет, в-третьих, произвести настройку системы и предварительное заполнение базы данных теми клиентами, кто принимает решение перейти в дальнейшем на сетевые варианты ИС ЛокОФФИС.
Подсистема включает такие модули формирования первичных документов, как СКЛАД (все документы, связанные с товародвижением), КОНТРАКТЫ (ведение договоров, счетов на предоплату, заявок), ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (все типы банковских и кассовых документов), ЭКСПЕДИТОР (товарно-транспортные накладные, путевые листы, заборные листы). Названия их говорят сами за себя. Другие программы реализуют либо административные настройки и задачи, либо используются для выполнения дополнительных функций работы с первичными документами (АВАНСЫ).
Подсистема БУХГАЛТЕРИЯ
включает в себя 11 модулей. Кроме собственно бухгалтерских программ, в полной мере реализующих проводки по первичным документам, в подсистему входит самостоятельный модуль учета основных фондов и блок настройки и автоматического построения любых форм (генератор отчетов). В соответствии с исходными принципами связь первичных документов с бухгалтерскими проводками в ИС ЛокОФФИС реализована таким образом, что не в первичном документе указывается, какая проводка выполняется по документу данного типа, а при настройке самих операций (шаблонов проводок) определяется, какого типа документы обрабатываются данной операцией. Ссылка на документ позволяет автоматически фиксировать связь с контрагентом, договором, сотрудником, подразделением, складом, банком или кассой, а с помощью выбора из соответствующих каталогов в момент выполнения проводки еще и с заказами и определенными видами затрат и доходов. Пользователь имеет также возможность определить для каждого счета (субсчета) и свою дополнительную аналитику. Для проводок по зарплате и подотчетным лицам исходными документами являются, соответственно, ведомости о начисленных суммах и авансовые отчеты (с кассовыми ордерами).
включает в себя 11 модулей. Кроме собственно бухгалтерских программ, в полной мере реализующих проводки по первичным документам, в подсистему входит самостоятельный модуль учета основных фондов и блок настройки и автоматического построения любых форм (генератор отчетов). В соответствии с исходными принципами связь первичных документов с бухгалтерскими проводками в ИС ЛокОФФИС реализована таким образом, что не в первичном документе указывается, какая проводка выполняется по документу данного типа, а при настройке самих операций (шаблонов проводок) определяется, какого типа документы обрабатываются данной операцией. Ссылка на документ позволяет автоматически фиксировать связь с контрагентом, договором, сотрудником, подразделением, складом, банком или кассой, а с помощью выбора из соответствующих каталогов в момент выполнения проводки еще и с заказами и определенными видами затрат и доходов. Пользователь имеет также возможность определить для каждого счета (субсчета) и свою дополнительную аналитику. Для проводок по зарплате и подотчетным лицам исходными документами являются, соответственно, ведомости о начисленных суммах и авансовые отчеты (с кассовыми ордерами).
Любой первичный документ, по которому была совершена хотя бы одна бухгалтерская проводка, закрывается от корректировки, и изменить его можно, только отменив все проводки по документу. Имеется специальная возможность «закрыть» документ псевдопроводкой – указанием особого признака, по которому документ системой воспринимается как проведенный по бухгалтерии, хотя суммы по нему и не были отображены на счетах бухгалтерского учета.
Один из модулей подсистемы БУХГАЛТЕРИЯ позволяет выполнять проводки вне привязки к первичным документам – так называемые «ручные» проводки. Модуль является дополнением к программам выполнения автоматических проводок и рассчитан на использование его грамотным специалистом - бухгалтером для реализации понятных только ему движений сумм по счетам.
Учитывая, что традиционно функции ведения банка и кассы считаются бухгалтерскими, а они реализованы в подсистеме ТОВАР, количество лицензий на использование собственно модулей БУХГАЛТЕРИИ обычно составляет 20-25 процентов от количества лицензий на основную подсистему ИС ЛокОФФИС.
Подсистема ПЕРСОНАЛ
используется теми клиентами, которым важно автоматизировать работу по расчету заработной платы, учет движения кадров на предприятии, работу с подотчетными лицами. Для решения каждой из перечисленных задач используется специальный модуль, и можно было бы сказать, что все они реализованы в соответствии со стандартными требованиями и слабо меняются с течением времени, если бы не ЗАРПЛАТА. Количество доработок этой программы больше, чем у любого другого модуля системы, сам же процесс является настолько динамичным, что возникает подозрение о существовании особой сверхзадачи, заключающейся в поголовном изучением всем населением страны методов и правил начисления заработной платы и налогов по ней.
используется теми клиентами, которым важно автоматизировать работу по расчету заработной платы, учет движения кадров на предприятии, работу с подотчетными лицами. Для решения каждой из перечисленных задач используется специальный модуль, и можно было бы сказать, что все они реализованы в соответствии со стандартными требованиями и слабо меняются с течением времени, если бы не ЗАРПЛАТА. Количество доработок этой программы больше, чем у любого другого модуля системы, сам же процесс является настолько динамичным, что возникает подозрение о существовании особой сверхзадачи, заключающейся в поголовном изучением всем населением страны методов и правил начисления заработной платы и налогов по ней.
МАГАЗИН
– подсистема, используемая для учета в розничной торговле. В ее состав входят 3 модуля. Один из них (АДМИНИСТРАТОР МАГАЗИНА) обеспечивает настройку на структуру магазина (количество секций, фамилии продавцов, тип используемых кассовых аппаратов) и информационную связь с подсистемой ТОВАР, корректируя цены и количество поступившего в магазин товара, с одной стороны, и формируя документы о продажах по кассовым чекам, с другой стороны. Два других являются программами, которые применяются либо при наличии фискальных регистраторов (программа КАССА), либо при использовании автономных некомпьютеризированных касс (программа СЕКЦИЯ). Когда в магазине используются POS-терминалы, достаточно приобрести лишь первый модуль, который на данный момент «умеет общаться» примерно с 10-ю типами терминалов.
– подсистема, используемая для учета в розничной торговле. В ее состав входят 3 модуля. Один из них (АДМИНИСТРАТОР МАГАЗИНА) обеспечивает настройку на структуру магазина (количество секций, фамилии продавцов, тип используемых кассовых аппаратов) и информационную связь с подсистемой ТОВАР, корректируя цены и количество поступившего в магазин товара, с одной стороны, и формируя документы о продажах по кассовым чекам, с другой стороны. Два других являются программами, которые применяются либо при наличии фискальных регистраторов (программа КАССА), либо при использовании автономных некомпьютеризированных касс (программа СЕКЦИЯ). Когда в магазине используются POS-терминалы, достаточно приобрести лишь первый модуль, который на данный момент «умеет общаться» примерно с 10-ю типами терминалов.
Подсистема ЛОГИСТИКА
является, самой «молодой». Она появилась вместе с версией 3.11 системы в конце 2000-го года и постоянно развивается и дополняется новыми функциями и возможностями. Существовавшее в ЛокОФФИС’е с самых первых версий понятие контракта (договора) как одного из центральных документов, обеспечивающих особую аналитическую возможность во взаимоотношениях с контрагентами, здесь было значительно расширено. Появились такие категории документов, как заказы (заявки покупателей) и закупки (заявка поставщику). Подсистема позволяет автоматически по заказам покупателей формировать обобщенные заявки по поставщикам с учетом наличия, отслеживать степень исполнения заказов, бронировать товары с различной степенью строгости, планировать и контролировать сроки поставок и продаж и многое другое. Использование ЛОГИСТИКИ наиболее целесообразно для фирм, которые работают по заказам клиентов, фактически, не имея склада. Это может быть крупный опт, торговля эксклюзивными товарами (например, мебель) и тому подобное.
является, самой «молодой». Она появилась вместе с версией 3.11 системы в конце 2000-го года и постоянно развивается и дополняется новыми функциями и возможностями. Существовавшее в ЛокОФФИС’е с самых первых версий понятие контракта (договора) как одного из центральных документов, обеспечивающих особую аналитическую возможность во взаимоотношениях с контрагентами, здесь было значительно расширено. Появились такие категории документов, как заказы (заявки покупателей) и закупки (заявка поставщику). Подсистема позволяет автоматически по заказам покупателей формировать обобщенные заявки по поставщикам с учетом наличия, отслеживать степень исполнения заказов, бронировать товары с различной степенью строгости, планировать и контролировать сроки поставок и продаж и многое другое. Использование ЛОГИСТИКИ наиболее целесообразно для фирм, которые работают по заказам клиентов, фактически, не имея склада. Это может быть крупный опт, торговля эксклюзивными товарами (например, мебель) и тому подобное.
Предприятиям, занимающимся производством товаров народного потребления, полезны функции калькуляции затрат на производимую продукцию и финансового планирования.
Указанные задачи решаются в подсистеме ПРОИЗВОДСТВО.
Указанные задачи решаются в подсистеме ПРОИЗВОДСТВО.
Если фирма является производителем ликеро-водочной продукции, то для учета спирта – в соответствии со строжайшими правилами фиксирования всех действий с ним и с учетом специальных таблиц пересчета объема в вес в зависимости от температуры – необходимо использовать подсистему АЛКОГОЛЬ.
Подсистема КОНСОЛИДАЦИЯ
отличается от всех других программ, входящих в состав ИС ЛокОФФИС, тем, что ее модули работают одновременно с несколькими базами данных. Все функции, реализованные в подсистеме, были включены в нее самими разработчиками - в отличие от общей политики ЛокИС'а, направленной на максимальное удовлетворение реальных потребностей клиентов с использованием их (клиентов) опыта и знаний в своей сфере. В этом заключается вторая особенность КОНСОЛИДАЦИИ. По мере своего развития подсистема, начинавшаяся как модуль построения нескольких интегрированных справок (общие обороты по товарам и по клиентам по всем указанным БД), дополнялась функциями разделения диапазонов каталогов используемых БД с последующей возможностью слияния баз данных в единую базу и анализа общей информации уже с помощью стандартных модулей системы. В последнее время программы позволяют автоматически передавать из одной БД в другую блоки данных – каталоги, документы, отобранные по разным признакам за любой интервал дат, настройки прайс-листов. бухгалтерских проводок и пр., что существенно упрощает задачу начального информационного заполнения базы при внедрении системы в филиалах и на других территориях.
отличается от всех других программ, входящих в состав ИС ЛокОФФИС, тем, что ее модули работают одновременно с несколькими базами данных. Все функции, реализованные в подсистеме, были включены в нее самими разработчиками - в отличие от общей политики ЛокИС'а, направленной на максимальное удовлетворение реальных потребностей клиентов с использованием их (клиентов) опыта и знаний в своей сфере. В этом заключается вторая особенность КОНСОЛИДАЦИИ. По мере своего развития подсистема, начинавшаяся как модуль построения нескольких интегрированных справок (общие обороты по товарам и по клиентам по всем указанным БД), дополнялась функциями разделения диапазонов каталогов используемых БД с последующей возможностью слияния баз данных в единую базу и анализа общей информации уже с помощью стандартных модулей системы. В последнее время программы позволяют автоматически передавать из одной БД в другую блоки данных – каталоги, документы, отобранные по разным признакам за любой интервал дат, настройки прайс-листов. бухгалтерских проводок и пр., что существенно упрощает задачу начального информационного заполнения базы при внедрении системы в филиалах и на других территориях.
ДОПОЛНИТЕЛНЫЕ МОДУЛИ
разрабатывались в качестве набора средств, каждое из которых выполняет определенную задачу. Использование любого из модулей определяется конкретными потребностями пользователя, которые можно условно разделить на две группы – потребности, связанные с расширением функций фирмы и с необходимостью дополнительной обработки или более глубокого анализа введенной в базу информации.
разрабатывались в качестве набора средств, каждое из которых выполняет определенную задачу. Использование любого из модулей определяется конкретными потребностями пользователя, которые можно условно разделить на две группы – потребности, связанные с расширением функций фирмы и с необходимостью дополнительной обработки или более глубокого анализа введенной в базу информации.
К первой категории относятся программы ШТРИХОВОЕ КОДИРОВАНИЕ, ПОСРЕДНИК, РЕАЛИЗАЦИЯ, ВЗАИМОЗАЧЕТЫ, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.
Модуль ПОСРЕДНИК предназначен для фирм, которые среди прочих занимаются и финансово-посреднической деятельностью,
ВЗАИМОЗАЧЕТЫ применяются для формирования актов по бартерным операциям,
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ полезна при частой проверке физического наличия товаров на складах с использованием накопительного сканера бар-кодов и с формированием сличительных ведомостей,
РЕАЛИЗАЦИЯ нужна тем фирмам, которые ведут пономенклатурный учет как взятых, так и переданных на реализацию товаров, когда важно отслеживать количественные показатели по каждому товару.
ШТРИХОВОЕ КОДИРОВАНИЕ – модуль, необходимый для фирм, использующих для идентификации товаров бар-коды. Он позволяет разработать структуру штрих-кода и автоматически перекодировать весь каталог товаров по этой структуре (используется стандарт EAN-13, применяемый в России). Дополнительные возможности модуля - печать ценников (вид, размеры, выводимые данные и "картинки" определяются пользователем при описании шаблонов ценников) и этикеток со штрих-кодами через специальные принтеры бар-кодов (типа BZB или Eltron).
Модуль ПОСРЕДНИК предназначен для фирм, которые среди прочих занимаются и финансово-посреднической деятельностью,
ВЗАИМОЗАЧЕТЫ применяются для формирования актов по бартерным операциям,
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ полезна при частой проверке физического наличия товаров на складах с использованием накопительного сканера бар-кодов и с формированием сличительных ведомостей,
РЕАЛИЗАЦИЯ нужна тем фирмам, которые ведут пономенклатурный учет как взятых, так и переданных на реализацию товаров, когда важно отслеживать количественные показатели по каждому товару.
ШТРИХОВОЕ КОДИРОВАНИЕ – модуль, необходимый для фирм, использующих для идентификации товаров бар-коды. Он позволяет разработать структуру штрих-кода и автоматически перекодировать весь каталог товаров по этой структуре (используется стандарт EAN-13, применяемый в России). Дополнительные возможности модуля - печать ценников (вид, размеры, выводимые данные и "картинки" определяются пользователем при описании шаблонов ценников) и этикеток со штрих-кодами через специальные принтеры бар-кодов (типа BZB или Eltron).
Дополнительные возможности, связанные с более широким (или глубоким) изучением накопленных данных, реализованы в модулях АНАЛИЗ, КАРТОТЕКА и ДЕЙТА СКАН. Тем клиентам, которые в силу исключительной загруженности текущими производственными заботами хотели бы нажатием "одной кнопки" получить нужные им подробные отчеты о результатах торговой деятельности, наиболее подходит программа АНАЛИЗ.
С ее помощью формируется около 20 типов справок. Одна категория отображает "наиболее или наименее доходных" клиентов и клиентов "без признаков жизни", во второй можно получить сводки по товарам-лидерам, обеспечившим наибольший оборот, доход или рентабельность и наибольшее проданное количество. Список товаров или клиентов – лидеров по продажам – может, по указанию пользователя, содержать от одной строки (самый выдающийся товар или клиент) до полного перечня всех товаров (клиентов), - в этом случае в нижней части таблицы будут находиться аутсайдеры. Отдельная группа предлагает ряд аналитических справок по общему для всей фирмы доходу с подробными данными о том, какие именно товары конкретных поставщиков были проданы за заданный период. Наконец, последний по времени создания набор справок показывает остатки и оборотные ведомости по себестоимости с учетом переоценок и ведомости с выделением оборотов, обеспеченных каждым менеджером предприятия.
В том случае, когда на фирме руководство считает необходимым постоянно совершенствовать формы представления аналитических сводок, творчески используя различные информационные срезы базы данных, и при этом в коллективе имеется грамотный и склонный к программированию сотрудник, такая возможность открывается с использованием модуля ДЕЙТА СКАН.
Модуль предназначен для импорта из БД в ACCESS или EXCEL логически связанных блоков данных, после чего в указанных программах возможна любая их обработка. С его помощью можно также импортировать отобранные записи в другую базу данных ИС ЛокОФФИС. Пользователю, фактически, открывается вся структура БД с подробным описанием каждого поля всех типов записей базы. Дополнительные настройки позволяют в момент импорта в базы данных ACCESS'а или в книги EXCEL'а подставить вместо ссылок на элементы каталогов их значения, а также отобрать для импорта информацию за любой указанный интервал дат, если в отобранных записях имеется поле "Дата". В принципе, с помощью этого модуля возможна "выкачка" всего содержимого БД, но при большом объеме информации следует учитывать ограничения ACCESS'а по количеству открываемых баз и обрабатываемых строк. Программа ДЕЙТА СКАН, естественно, работает только в WINDOWS-среде, так же, как и модуль КАРТОТЕКА.
Последний является средством конструирования различного вида описателей (карточек), которые могут, во-первых, использоваться в рамках этой же программы для ведения, например, визитных карточек или списка книг личной библиотеки, и это будут данные, совершенно не связанные с остальной информацией ИС ЛокОФФИС, хотя и хранящиеся в общей БД. Второе возможное применение – создание собственных карточек с дополнительными сведениями, которые на данный момент могут быть "привязаны" к каталогам товаров, клиентов и сотрудников, сформированным в процессе работы с другими программами системы. Тем самым, по конкретному товару можно дополнительно вести список его цен у поставщиков или конкурентов с использованием дополнительных наименований или данных о минимальных партиях, а по клиенту – картотеку оказывавшихся ему (или им) услуг с указанием даты, времени, типа услуги и способов взаиморасчетов. Поскольку перечень и тип полей картотеки определяется самим пользователем, то это позволяет ему самому добавлять к основным справочникам те данные, которых, как ему кажется, в системе не хватает.
С ее помощью формируется около 20 типов справок. Одна категория отображает "наиболее или наименее доходных" клиентов и клиентов "без признаков жизни", во второй можно получить сводки по товарам-лидерам, обеспечившим наибольший оборот, доход или рентабельность и наибольшее проданное количество. Список товаров или клиентов – лидеров по продажам – может, по указанию пользователя, содержать от одной строки (самый выдающийся товар или клиент) до полного перечня всех товаров (клиентов), - в этом случае в нижней части таблицы будут находиться аутсайдеры. Отдельная группа предлагает ряд аналитических справок по общему для всей фирмы доходу с подробными данными о том, какие именно товары конкретных поставщиков были проданы за заданный период. Наконец, последний по времени создания набор справок показывает остатки и оборотные ведомости по себестоимости с учетом переоценок и ведомости с выделением оборотов, обеспеченных каждым менеджером предприятия.
В том случае, когда на фирме руководство считает необходимым постоянно совершенствовать формы представления аналитических сводок, творчески используя различные информационные срезы базы данных, и при этом в коллективе имеется грамотный и склонный к программированию сотрудник, такая возможность открывается с использованием модуля ДЕЙТА СКАН.
Модуль предназначен для импорта из БД в ACCESS или EXCEL логически связанных блоков данных, после чего в указанных программах возможна любая их обработка. С его помощью можно также импортировать отобранные записи в другую базу данных ИС ЛокОФФИС. Пользователю, фактически, открывается вся структура БД с подробным описанием каждого поля всех типов записей базы. Дополнительные настройки позволяют в момент импорта в базы данных ACCESS'а или в книги EXCEL'а подставить вместо ссылок на элементы каталогов их значения, а также отобрать для импорта информацию за любой указанный интервал дат, если в отобранных записях имеется поле "Дата". В принципе, с помощью этого модуля возможна "выкачка" всего содержимого БД, но при большом объеме информации следует учитывать ограничения ACCESS'а по количеству открываемых баз и обрабатываемых строк. Программа ДЕЙТА СКАН, естественно, работает только в WINDOWS-среде, так же, как и модуль КАРТОТЕКА.
Последний является средством конструирования различного вида описателей (карточек), которые могут, во-первых, использоваться в рамках этой же программы для ведения, например, визитных карточек или списка книг личной библиотеки, и это будут данные, совершенно не связанные с остальной информацией ИС ЛокОФФИС, хотя и хранящиеся в общей БД. Второе возможное применение – создание собственных карточек с дополнительными сведениями, которые на данный момент могут быть "привязаны" к каталогам товаров, клиентов и сотрудников, сформированным в процессе работы с другими программами системы. Тем самым, по конкретному товару можно дополнительно вести список его цен у поставщиков или конкурентов с использованием дополнительных наименований или данных о минимальных партиях, а по клиенту – картотеку оказывавшихся ему (или им) услуг с указанием даты, времени, типа услуги и способов взаиморасчетов. Поскольку перечень и тип полей картотеки определяется самим пользователем, то это позволяет ему самому добавлять к основным справочникам те данные, которых, как ему кажется, в системе не хватает.
Защита информации и разграничение доступа
В процессе работы с системой каждый факт хозяйственной деятельности предприятия запоминается в базе данных, и чем больше документов порождается ежедневно, тем быстрее растет общий объем БД. По мере накопления информации пользователя начинают все острее тревожить как минимум три вопроса, являющихся следствием банального наблюдения, сформулированного в предыдущей фразе.
Первый вопрос состоит в том, как эти данные надежно сохранить? Было бы чрезвычайно обидно из-за форс-мажорных обстоятельств в один не самый прекрасный момент лишиться всей истории жизни фирмы за несколько лет.
Второй вопрос – как сделать невозможным просмотр данных любопытствующими конкурентами и прочими внешними организациями?
Наконец, возникает потребность открывать собственным сотрудникам данные и возможность их корректировки с различной степенью подробности и в разных объемах.
Резервное копирование базы данных является необходимой процедурой, которая выполняется зачастую автоматически с помощью как стандартных утилит сетевого программного обеспечения, так и утилит, предоставляемых разработчиками. Операция является очевидной и применяется при использовании любых систем.
Защита информации от просмотра и анализа сотрудниками посторонних организаций обеспечивается в ИС ЛокОФФИС несколькими способами. Во-первых, сама структура базы данных и формат файлов, в которых информация хранится, таковы, что понять содержимое без специальных средств, а с помощью стандартных просмотрщиков, не представляется реальным. Поэтому несанкционированное копирование БД с целью ее изучения на стороне без использования программ, входящих в поставку, становится бессмысленным. Сами же программы, в свою очередь, защищены от пиратского копирования и использования как схемной (HASP-ключи), так и встроенной программной защитой. Кроме того, по специальному заказу VIP-клиентов разработчики могут сформировать для фирмы свой, уникальный описатель базы данных, после чего использование стандартных программ системы ЛокОФФИС ("Гусарик", ДЕМО, ЛокОФФИС лтд) для анализа содержимого данной базы становится также невозможным. Наконец, остаются и организационные меры, такие, как хранение информации на съемном жестком диске, который в нерабочее время может убираться в специальный сейф.
Разграничение прав доступа сотрудников предприятия к данным как с задачами ввода и корректировки документов, так и с целью построения справок и аналитических отчетов с зачастую конфиденциальными сведениями реализовано в системе с помощью различных механизмов. В самых первых версиях была предусмотрена всего лишь парольная защита, использовавшаяся при запуске программы, каждый модуль мог иметь свой пароль. По мере интенсивного функционального развития системы этого оказалось явно недостаточно, поскольку каждое приложение наполнялось новыми рабочими режимами, справками и настройками, где безответственные действия кого угодно могли уже привести к тяжелым последствиям. Модульная парольная защита сохранилась в подсистеме ПРЕРОГАТИВЫ ДОСТУПА в качестве дополнительной, но уже не главной степени защиты. С самых первых версий сохранилась также возможность запуска программ в режиме, который был в свое время назван "босс-режимом". Этот механизм закрывает пользователю любые возможности внесения изменений в базу данных. При этом все справки, рабочие экраны, режимы настроек открыты, пользователь может, к примеру, изменить название товара, но при последующем входе в каталог он увидит, что сохранилось старое наименование. Режим, таким образом, позволяет все видеть, но ничего не разрешает поменять. Без использования подсистемы ПРЕРОГАТИВЫ возможно управление доступом с каждой рабочей станции к своему набору модулей и баз данных. Такой список задается администратором системы в среде Windows в "карте пользователей", доступ к которой он имеет возможность закрыть личным паролем. Развитая система разграничения прав сотрудников реализована в подсистеме ПРЕРОГАТИВЫ ДОСТУПА. При ее использовании каждый сотрудник фирмы, работающий в ИС ЛокОФФИС, имеет личный пароль, который определяет доступное лично ему функциональное и информационное подпространство в системе. В настоящий момент это таблица из 170 запретов (разрешений) разного уровня. Сотрудник (менеджер) может быть ограничен в правах до такой степени, что ему будет разрешено только сформировать накладную на отгрузку только с одного склада с разрешением ввода лишь продаваемого количества, но с запретом изменения цен, а после печати документа он не сможет его изменить. Вероятность обмена личными паролями между сотрудниками невелика, поскольку любой сформированный документ содержит ссылку на автора, и вряд ли кому-то захочется нести ответственность за скидки, предоставленные клиенту от его имени другим лицом.
Работа с филиалами и удаленными офисами
В последнее время все чаще у клиентов, которые расширяют свою деятельность, возникают проблемы ведения полного учета на предприятии. Структура фирмы становится все разветвленнее, появляются удаленные склады и филиалы, организуется собственное производство. Степень автономности подразделений может меняться, даже у одного предприятия, от полной зависимости от центрального офиса до абсолютной самостоятельности в своей работе. В том случае, когда филиалы независимы, учет их деятельности может быть реализован путем использования своих личных баз данных. Получение объединенных справок и сводок по многим базам решается в ИС ЛокОФФИС с помощью подсистемы КОНСОЛИДАЦИЯ, состоящей из трех модулей. Основная идея заключается в том, что с нужной пользователю периодичностью в обобщающий центр передаются из разных мест копии баз данных, в центре они объединяются в единую БД, по которой далее, используя стандартные модули и функции ИС ЛокОФФИС, пользователь строит любые отчеты. Подсистема реализует и другие, более интеллектуальные функции, позволяющие объединять базы данных с сохранением единых справочников товаров и клиентов, общего каталога складов, подразделений, банков и касс, что позволяет проанализировать не только общие продажи, обороты и остатки, но и взаимоотношения с контрагентами. Естественно, что сотрудник, работающий с подобными тонкими режимами, должен быть более подготовленным и разбираться со структурой базы.
В случае необходимости вести единые данные по многим точкам возникает задача передачи информации из одной БД в другую. Наиболее оперативным способом является использование методов, реализующих подключение удаленных точек непосредственно к единой базе данных (работа On-line). В этом случае никаких репликаций не требуется, все пользователи работают с единой БД, и информация в базе является актуальной на любой момент. Реализуется работа с единой БД с помощью стандартных пакетов как через ИНТЕРНЕТ, так и по коммутируемым каналам связи. Правда, такое удовольствие стоит немало, нужно платить и за дополнительное компьютерное оборудование, и за траффик, и за лицензионные пакеты, реализующие подобную связь с головным офисом.
Для передачи документов из одной базы данных в другую в режиме Off-line, когда обновление информации производится с нужной пользователю дискретностью, в ИС ЛокОФФИС используются специальные подсистемы удаленной связи – УДАЛЕННЫЙ СКЛАД и УДАЛЕННЫЙ ФИЛИАЛ. Первая из них обеспечивает обмен складскими документами (накладными) и каталогами товаров, вторая позволяет передавать не только накладные, но и любые другие типы документов – кассовые ордера, банковские документы, договора, счета, заказы и т.д. Файл с отобранными для передачи документами создается сотрудником либо с помощью отдельной программы, либо в специальном режиме и через электронную почту или на дискете пересылается в нужную точку. Там запускается программа приема информации, и документы импортируются в базу, при этом все элементы каталогов, использованные в документах и отсутствующие в базе-приемнике автоматически в нужные каталоги добавляются. Если связь "офис-филиал" предполагает двусторонний обмен документами, то для каждого каталога (товары, клиенты и т.п.) возможно выделение своего поддиапазона автокодов, что устраняет перекрытие одних элементов справочников другими. Эту задачу решает модуль СТРУКТУРИЗАЦИЯ, входящий в подсистему КОНСОЛИДАЦИЯ.
Кратко описанная выше технология, обеспечивающая корректную взаимосвязь баз данных, с успехом используется фирмами, которые ведут не только оптовую торговлю, но и имеют разветвленную сеть розничных магазинов, каждый из которых является удаленным складом или филиалом и отправляет в офис отчет о результатах торговли в виде накладных, в которых объединены все чеки, и кассовых документов (выручка).
Примером использования модулей передачи документов для решения обратной задачи – формирования из одной общей БД нескольких баз данных – может служить использование технологии "торговли несколькими нашими фирмами с общего склада", реализованной в подсистеме ТОВАР. При соответствующих настройках документы, формируемые на "общем складе" и имеющие в нем единую нумерацию, "привязываются" к той "нашей фирме", от лица которой выписывается накладная. По каждой "нашей фирме" в этом случае дополнительно ведется своя нумерация накладных и счетов-фактур. Далее в любой момент, когда это необходимо, с помощью программ приема-передачи автоматически выделяется подмножество записей по каждому юридическому лицу, и документы распределяются по базам данных "наших фирм" для выполнения по ним бухгалтерских проводок и построения отчетности.
Учет пожеланий и доработки под клиентов
Ранее упоминалось о том, что для собственных нужд нами была разработана специальная система ("Система сборки") отслеживания версий ИС ЛокОФФИС, учета взаимоотношений с клиентами и автоматизации формирования дистрибутивов. Она состоит из трех модулей, каждый из которых служит выполнению конкретной задачи, и модуля управления доступом сотрудников ЛокИСа к различным режимам системы сборки (программа ведения прерогатив).
Первый из них (назовем его "Д") работает с символикой всей системы, в нем ведется перечень программ по версиям, разбивка модулей по подсистемам, состав дистрибутивов, поставляемых каждому находящемуся на сопровождении клиенту. Все программисты фирмы ЛокИС любые изменения и дополнения в исходные тексты своих программ включают в состав системы только через этот "Д"-модуль. Если программа благополучно собралась в стандартной среде с едиными компиляторами и системными библиотеками, она автоматически попадает в состав тестируемых модулей и остается в стадии внутреннего тестирования ("Альфа"-версия) до момента устранения всех ошибок и принятия решения о полном ее соответствии техническому заданию на доработки. Поскольку внутренний учет на нашей фирме ведется с использованием именно "Альфа"-версии ИС ЛокОФФИС, проверка работоспособности осуществляется практически всеми сотрудниками ЛокИСа, работающими в офисе, а не только группой тестирования. После устранения всех обнаруженных ошибок и недочетов программа специальным режимом "Д"-модуля переводится в стадию "Бета"-версии, и с этого момента при очередном обновлении системы данный вариант программы начинает поставляться клиентам-пользователям, но не всем, а только тем, кто имеет соответствующий признак "бета-тестировщика". Все остальные клиенты при обновлении получают дистрибутивы, в которые включаются окончательно проверенные и испытанные у клиентов-тестировщиков модули, относящиеся к "Гамма"-версии. Перевод из "Бета"-стадии в "Гамму" осуществляется также специальным режимом "Д"-модуля. Кроме программистов с модулем работают сотрудники, фиксирующие комплекты поставки для каждого клиента, изменяющие состав клиентских дистрибутивов (расширение функциональных возможностей путем приобретения новых модулей и новых подсистем или появление у клиента новых автоматизируемых территорий), формирующие новые версии и отправляющие их клиентам.
Для учета всевозможных пожеланий клиентов, их классификации и отработки используется вторая программа системы сборки - "М"-модуль. С ее помощью в базе данных фиксируются абсолютно все просьбы и замечания, поступающие от клиентов, находящихся на сопровождении. На данный момент (система сбора и обработки пожеланий работает уже более трех лет) количество обращений превысило четыре с половиной тысячи. Все обращения фиксируются в «привязке» к модулю и режиму, по которым высказываюся пожелания на дополнения и изменения, учитываются аналогичные обращения, что повышает их ранг. Далее все эти данные анализируются и группируются по программистам, функциям, важности их для клиентов. На основании анализа и принятия решения о том или ином блоке доработок автоматически формируется задание программистам, а после того, как задание будет выполнено и оттестировано, делается соответствующая пометка в базе пожеланий, что, в свою очередь, позволяет автоматически формировать файл с перечнем изменений и новшеств, появившихся в системе. Такой файл создается для каждого клиента в момент обновления версии и сборки дистрибутивов и отражает только те изменения, которые появились в приобретенных модулях, то есть, каждый клиент получает вместе с версией индивидуальный перечень доработок, появившихся в программах за период между предыдущей и данной поставками.
Третья программа системы («С»-модуль) используется для ведения информации о клиентах и фиксирует даты действия их сопровождения. Если срок сопровождения завершен и нет отметки о продлении договора, «Д»-модуль не позволит собрать новый дистрибутив для данного клиента.
